PROTECTION DES DONNEES
Notice sur la protection et le traitement des données personnelles par l'Etude Borel & Barbey
Le présent document relatif à la protection et au traitement des données personnelles est édicté conformément à la loi fédérale sur la protection des données (LPD) et sa prochaine révision, qui sera très semblable au règlement général sur la protection des données de l’Union Européenne (RGDP). Bien que le RGDP soit une réglementation européenne, il peut, dans certaines circonstances, être applicable à des sociétés en dehors de l’UE.
Le but de cette notice relative à la protection et au traitement des données personnelles est de décrire comment nous collectons, traitons et protégeons les données personnelles concernant (i) les prospects, (ii) les clients, (iii) les individus ou entités pour lesquelles des données personnelles nous sont fournies par le client ou qui viendraient à nous être connues en rapport avec les services que nous fournissons (« Personnes Liées »).
Les Personnes Liées peuvent être (i) un administrateur, un dirigeant, un signataire autorisé ou un employé d’une société, (ii) un trustee, un settlor ou protector d’un trust, (iii) un bénéficiaire économique des actifs du client, (iv) un détenteur de contrôle, (v) un représentant ou un mandataire du client, (vi) un/des membre(s) de la famille du client, (vii) toute autre individu ou entité qui a une relation avec le client qui est pertinente par rapport à la relation d’affaires que nous avons nouée avec le client. Cette notice relative à la protection et au traitement des données personnelles a aussi pour but d’informer le client et les Personnes Liées de leurs droits.
1. Personne de contact
Pour toutes les questions relatives au traitement des données personnelles, la personne suivante peut être contactée :
Me Pierre Bydzovsky
(+41 22) 707 18 00
Pierre.Bydzovsky@borel-barbey.ch
2. Type de données personnelles collectées sur le client et/ou des Personnes Liées
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Coordonnées de contact (nom, adresse, no de téléphone, adresse e-mail, etc.).
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Information personnelle (date de naissance, nationalité, copie du passeport avec photo)
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Information sur la situation financière (actifs financiers, actifs immobiliers, capacité de crédit, origine des actifs, statut de bénéficiaire économique, relations bancaires, données fiscales).
3. Source des données personnelles collectées
Nous collectons les données personnelles fournies en premier lieu par le client, les Personnes Liées ou des prospects. Des données personnelles sont aussi collectées à partir de différentes sources de données publiques (registre du commerce, registre foncier, etc.).
4. But du traitement des données personnelles
Le traitement des données personnelles est effectué dans le but de nous permettre de fournir les services qui nous sont demandés par le client et de se conformer avec les obligations légales qui résultent notamment de la législation en matière de lutte contre blanchiment d’argent et du terrorisme, des règles de due diligence [des obligations qui résultent d’autres législations ou réglementations suisses ou étrangères].
5. Bases légales pour le traitement
Lorsque le client nous confie un mandat, certains services dont l'exécution implique nécessairement le traitement de données personnelles, le traitement que nous effectuons se fonde sur l’accord du client et des Personnes Liées.
Par ailleurs, nous pouvons être soumis à d’autres obligations juridiques qui nous imposent le traitement de données personnelles.
6. Transfert des données personnelles à des tiers
Nous pouvons être amenés à devoir transférer des données personnelles (i) en vue de l’exécution des services convenus avec le client : aux tribunaux, aux autorités de poursuites pénales, aux autorités en charge de la surveillance des marchés comme la FINMA, aux organismes d'autorégulation (LBA), aux autorités fiscales, registres publics, notaires, experts, correspondants, réviseurs, comptables, banques, trustees, héritiers, exécuteurs testamentaires, (ii) à des prestataires de services, notamment des informaticiens, (iii) à toute autre récipiendaire pour lequel le client a consenti à ce que ses données personnelles soient transmises, renonçant ainsi à son droit au secret.
7. Transfert à l'étranger
Dans certaines circonstances, lorsque cela est nécessaire à l'exécution du mandat confié par le client, des données personnelles peuvent être transférées ou conservées à l’étranger, y compris dans des juridictions qui n’ont pas le même niveau de protection pour les données personnelles que la Suisse.
Lorsque des données personnelles sont transmises à des tiers domiciliés dans des juridictions qui n’offrent pas un niveau approprié en termes de protection des données, nous nous efforcerons à ce que des mesures appropriées soient prises afin que les données personnelles continuent d’être protégées de manière appropriée.
8. Durée pendant laquelle les données personnelles sont conservées et enregistrées
Les données personnelles seront conservées aussi longtemps que nécessaire, afin de nous permettre d’exécuter nos obligations contractuelles et légales.
Par ailleurs, les données personnelles peuvent être conservées à des fins de preuve en conformité avec les dispositions légales applicables en matière de prescription.
9. Droit découlant de la législation protégeant les données
Les droits de la personne concernée sont les suivants :
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Droit d’accès ;
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Droit de rectification ;
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Droit de destruction ;
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Droit de restriction en matière de traitement,
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Droit d’objecter au traitement ;
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Droit de révoquer son consentement.
Le RGDP prévoit d’autres droits additionnels, tels que la portabilité des données, le droit de déposer une plainte.
Il y a lieu de souligner que l’exercice du droit de s’opposer au traitement, de restreindre le traitement et de révoquer le consentement peut nous empêcher de rendre les services demandés.
La révocation du consentement par la personne concernée ne déploiera d’effets que pour le futur.
10. Sécurité
Nous sommes tenus à une obligation légale et contractuelle de confidentialité. En outre, nous mettons en œuvre des mesures techniques internes et organisationnelles afin de sécuriser les données personnelles du client, des Personnes Liées et des prospects, lesquelles peuvent comprendre une limitation de l’accès et des mesures de sécurité physique. Nous exigeons de nos employés et auxiliaires, qui effectuent des tâches pour notre compte, qu'ils se conforment aux standards appropriés, notamment à l’obligation de protéger toute information et de prendre les mesures adéquates pour l’usage et le transfert des données personnelles.
11. Obligation de la personne concernée
Dans le contexte de sa relation avec nous, le client ou les Personnes Liées doivent nous fournir toutes les données personnelles nécessaires pour nous permettre d'exécuter nos obligations contractuelles ou nous conformer à la loi.
Nous ne serons pas en mesure d’exécuter un quelconque mandat sans collecter et traiter des données personnelles.
Les personnes concernées sont responsables de nous fournir des données personnelles exactes et à jour.
Lorsque le client nous fournit toute information sur une personne tierce, liée à la relation d’affaires nouée avec nous, il devra informer cette personne quant aux données personnelles qui nous auront été transmises et s’assurer que ladite personne a reçu cette notice de protection et de traitement des données.